Pourquoi Déléguer ?
Êtes-vous un génie de l’organisation personnelle ? Une force de la nature ?
Même si vous êtes le clone d’Elon Musk croisé avec David Allen, votre temps et énergie sont limités.
Il ne vous a pas échappé que les grosses entreprises ont plus de main d’œuvre que les petites.
Une entreprise en croissance demande de nouvelles tâches et activités en permanence. Un rôle de management dans une entreprise en croissance demande de nouvelles tâches et activités régulièrement.
Par quel miracle une entreprise peut-elle changer d’échelle ?
Le secret passe par la délégation.
“Assigner des tâches” est différent de “déléguer”.
La délégation consiste à confier la responsabilité d’une de vos responsabilités habituelles – quelque chose que vous faites régulièrement – , de façon permanente ou durable, à l’un de vos collaborateurs.
– Mark Horstman, The Effective Manager
Déléguer, Pilier du Manager Efficace
Dans “the effective manager, Mark Horstman consacre un chapitre entier à la délégation, l’une des 4 habitudes du manager efficace
Apprendre à déléguer fait partie de la transition vers le statut de cadre. De nos jours, trop de managers pensent que, parce qu’ils sont plus intelligents et plus efficaces que leurs subordonnés pour faire avancer les choses, ils devraient essayer d’en faire plus en le faisant eux-mêmes. Ce n’est pas viable, et j’ai vu ce scénario d’échec se dérouler des centaines de fois.
Un manager en devenir fait de plus en plus de choses lui-même (en travaillant probablement de plus en plus longtemps) et acquiert la réputation d’être quelqu’un qui fait avancer les choses. Enfin, il obtient ce qu’il considère comme « la belle promotion » – au niveau de la direction. Et deux ans plus tard, il « démissionne pour saisir d’autres opportunités ». Que s’est-il passé ? Il n’a pas appris à faire confiance à ses collaborateurs et à déléguer en tant que manager. Puis, lorsqu’il a obtenu cette « grosse » promotion, leur charge de travail a triplé. De plus, en tant que cadre, il a dû passer environ un tiers de son temps à parler à d’autres cadres, à créer des coalitions pour faire avancer les choses. Aujourd’hui, sa charge de travail a triplé et le temps dont il dispose pour y parvenir a été réduit d’un tiers. Et il n’a pas établi une équipe de managers de confiance à qui il peut déléguer, et il ne sait pas comment. Et il se noie dans le nouvel emploi qu’il voulait désespérément obtenir. Et on lui demande de démissionner au lieu de le licencier, car licencier des cadres est mal vu. Si vous êtes un manager, la clé de votre réussite à long terme est de maîtriser l’art de la délégation.
(…)
La délégation est la partie de la « trinité du management » la plus facile à mettre en œuvre, car vous pouvez (presque) commencer à déléguer tout de suite.
(…)
– Mark Horstman, The Effective Manager
La Pyramide ou Cascade de délégation
Dans le cas d’une pyramide, chaque personne au sommet est influencée par les personnes en dessous d’elle. Tout le monde l’est aussi, jusqu’à la base de la pyramide.
Personne ne fait jamais quelque chose qu’un niveau inférieur ne pourrait faire, même si c’est plus lentement ou moins bien.
Le résultat est que chacun fait ce qu’il peut faire de mieux.
Très peu d’entreprises sont des pyramides.
Je n’ai travaillé que dans deux d’entre elles qui l’étaient.
Ce furent les meilleures expériences professionnelles de ma vie.
– Richard Koch
Déléguer ou ne pas déléguer ?
Que vous soyez manager, cadre ou dirigeant, vous avez différents types de tâches.
Certaines tâches gagnent à être déléguées, tandis que d’autres ne doivent surtout pas l’être.
Voici 3 types de tâches à déléguer, ou pas…
1. Une Nouvelle Responsabilité
Si l’on vous assigne une nouvelle tâche, ou si vous décidez vous-même de vous atteler à une nouvelle tâche, c’est une très mauvaise idée de la déléguer
Vous ne savez pas encore comment exécuter cette tâche, donc vous ne pourrez pas en assumer la responsabilité une fois déléguée.
Vous ne saurez pas non plus guider votre équipe dans sa réalisation.
⇒ Ne déléguez pas une tâche avant de la maîtriser suffisamment.
2. Une Responsabilité Existante et Importante
Une responsabilité importante pour vous peut être écrasante pour vos collaborateurs.
Assurez-vous que la personne à qui vous souhaitez déléguer une tâche importante a le temps de s’en occuper.
Acceptez que cela lui prendra plus d’efforts que ce que vous y consacrez aujourd’hui.
Évitez de découper une responsabilité importante en plusieurs petites tâches, le temps passé à coordonner les différents exécutants serait probablement excessif.
⇒ Ne déléguez une tâche importante que si votre collaborateur a beaucoup de temps pour s’en occuper.
3. Plusieurs Tâches Existantes et Secondaires
Imaginons, par exemple, que 5 de vos petites tâches récurrentes en valent 1 importante, en temps et en énergie.
Votre meilleure option est de déléguer vos 5 petites responsabilités à 1 ou plusieurs personnes pour qui ces tâches représentent une surcharge de travail supportable.
Ces 5 tâches déléguées vous libèrent assez de temps pour 1 nouvelle responsabilité à fort impact.
Si vos ressources humaines sont déjà à leur limite, il est temps de vous demander si certaines de leurs attributions ne pourraient pas être simplement éliminées.
Les personnes au bas de l’organigramme devront probablement “déléguer à la poubelle” leurs tâches les moins importantes pour faire place aux nouvelles attributions venues “d’en haut”.
N’oubliez pas que cette décision vous permet d’investir dans votre nouvelle responsabilité à forte valeur ajoutée. Grâce à la “cascade de délégation”, vous échangez une nouvelle activité importante en haut de l’organigramme contre 5 tâches de faible importance au bas de la pyramide.
⇒ Déléguez en priorité vos tâches secondaires, réparties sur plusieurs de vos collaborateurs.
Les Erreurs à Éviter quand on Délègue [Video]
7 Idées de Tâches Marketing à Déléguer
1. Organisation et Facilitation de Meetings
Organiser et animer les réunions est souvent pris en charge par les managers. Déléguer ces tâches récurrentes et prédictibles à vos collaborateurs pour développer leur implication et compétences de facilitation.
Pourquoi déléguer la facilitation des réunions
- Vous économisez du temps sur la préparation
- Vous êtes plus à l’écoute pendant la réunion
- Votre équipe est plus impliquée dans la préparation
- Plus facile de maintenir une discipline sur le format des réunions
- Vous prenez du recul sur le format des réunions
Comment déléguer l’organisation des réunions
Clarifiez vos objectifs et règles pour l’organisation de réunions. Aidez votre collaborateur à établir et maintenir un agenda (ordre du jour). Coachez votre collaborateur sur les bonnes pratiques de facilitation. Donnez du feedback après les réunions.
2. Déléguer le Reporting Marketing
Créer des rapports est une responsabilité chronophage et récurrente, accessible aux profils junior.
Pourquoi déléguer le reporting
- La création de rapports n’est pas une utilisation efficace de votre temps.
- Lire un rapport sans l’avoir préparé vous donne du recul et de l’empathie pour les personnes à qui il est destiné
- La personne qui crée le rapport progresse au fil des semaines ou des mois
Comment déléguer le Reporting
Créez ou faites créer un template, fournissez des modèles et offrez du feedback à chaque rapport. Une procédure sera également utile pour clarifier les étapes et accélérer la mise en route ou la transmission de la responsabilité. Des checklists permettent un contrôle qualité efficace.
3. Déléguer la Création de Présentations
Les équipes marketing créent souvent des présentations pour communiquer des idées et projets à leur équipe, leur direction et aux autres départements de l’entreprise.
La réalisation des diaporama ou documents de support prend du temps et ne demande pas d’expertise très avancée. La présentation elle même peut être déléguée à votre équipe.
Pourquoi déléguer les présentations
- Prendre du recul
- Impliquer les collaborateurs
- Développer les compétences de l’équipe
- Gagner du temps
Un manager aide au lieu de faire directement, déléguer vos présentations est un bon exercice de délégation.
Comment déléguer les présentations marketing
Aidez vos collaborateurs à structurer leur présentation et à répéter avant le jour J.
4. Déléguer les Projets Marketing
Les projets ont des niveaux de complexité variable, un début et une fin ainsi qu’un objectif clair.
Pourquoi déléguer des projets marketing
- Impliquer l’équipe
- Développer les compétences des collaborateurs
- Gagner du temps pour d’autres projets
Comment déléguer les Projets
Donnez du feedback et des critères d’évaluation.
Coachez vos collaborateurs dans leur gestion de projet et hard skills.
5. Onboarding de Freelance, Collaborateurs ou Clients
Intégrer un nouveau collaborateur, partenaire, freelance ou client dans un outil, un service ou un programme, demande une série d’étapes parfois longues mais généralement connues et sans grande complexité.
Pourquoi déléguer les intégrations
- Standardiser les intégrations, gage de qualité
- Socialiser l’équipe avec le client, partenaire ou nouveau collaborateur
- Faire progresser la compréhension du collaborateur : Enseigner c’est Comprendre
- Offrir plus de temps et d’attention à la personne onboardée
- Gagner du temps
Comment déléguer les onboarding
Standardisez les étapes, créez ou faites créer des templates et améliorez le process à chaque occurrence.
6. Saisie et organisation de données
Le marketing moderne est data driven : il fait appel à toujours plus de données.
Saisir et organiser des données non structurées dans un outil logiciel, un tableur ou une base de données demande beaucoup de temps, mais généralement des compétences basiques.
Pourquoi déléguer la saisie des données
- Gagner du temps
- Traiter plus de données
- S’appuyer sur des compétences techniques spécifiques
Comment déléguer le traitement des données
Mettez en place des process de contrôle qualité appropriés à l’enjeu de data quality.
Faites appel à un service spécialisé dans la saisie et le traitement des données si nécessaire.
7. Toilettage de Backlog et Outils de Gestion de Projet
Le marketing demande une gestion de projet, agile ou traditionnelle.
Gestion de contenu, tickets de développement, calendriers éditoriaux, user stories, tâches, todo… Les backlogs, boards et autres trackers débordent vite d’idées et de tâches qui s’éternisent.
Pourquoi déléguer le nettoyage des outils de suivi
- Gagner du temps
- Garder le rythme
- Clarifier
- Faire respecter les standards et process
Comment déléguer le nettoyage des outils de suivi
Templates, checklists, exemples et process vous aideront à partager vos attentes et créer un standard à respecter. Des outils comme Loom vous permettent de réaliser des captures d’écran vidéo (screencast) en 3 clics.
8. Déléguer la Gestion de son Site Internet
Plusieurs tâches en réalité : mises à jour de contenu, mise à jour de CMS, plugins et thème, monitoring, modifications…
Pourquoi déléguer la gestion de son site web
- Avoir un site à jour
- Un site internet vivant et utile
- Gagner du temps
- Garder le rythme
Comment déléguer la gestion du web
Templates, checklists, exemples et process vous aideront à partager vos attentes et créer un standard à respecter. Des outils comme Loom vous permettent de réaliser des captures d’écran vidéo (screencast) en 3 clics. La gestion des mots de passe en cruciale.
