Le PDG moyen d’une entreprise technologique US travaille environ 300 jours par an, 14 heures par jour. Cela représente 4 200 heures par an. Les statistiques de la plupart des autres leaders technologiques et des employés de startups ne sont pas très différentes. Cela semble beaucoup, mais pour la plupart, ce n’est pas suffisant. Près de 30 % de ce temps est consacré aux e-mails. Un autre tiers est consacré aux réunions – et des études montrent que la moitié de ces heures sont complètement perdues.
Si l’on examine l’emploi du temps d’un PDG type, on constate que 70 % de ce temps n’est pas optimal.
Je travaille avec des dirigeants de petites et moyennes entreprises depuis 2008. Ils savent qu’ils devraient utiliser chaque heure pour faire avancer leur entreprise, créer d’excellents produits, conclure des affaires et embaucher les meilleurs candidats.
Beaucoup ne trouvent tout simplement pas le temps. Alors, comment faire pour s’améliorer ?
Le web et la littérature regorgent de témoignages utiles pour identifier les outils, les conseils et les astuces qu’ils utilisent pour que chaque heure de travail compte. Je vous présente ci-dessous 7 stratégies qui ont fonctionné pour de nombreux dirigeants et pour nous même chez Poppy Jikko, afin que nous puissions tous arrêter de perdre du temps et de passer à côté d’opportunités.
Que faire du Temps Économisé ?
Un article centré sur cette question arrive bientôt (abonnez vous).
Tout d’abord il faut visualiser que gagner du temps permet d’engager un cercle vertueux :
- du temps libre permet de réfléchir et observer ses lacunes
- du temps libre et une bonne compréhension de ses lacunes permet de s’améliorer
- s’améliorer permet de dégager du temps libre
Une fois ce cercle vertueux enclenché, quels sont les domaines que les CEO et autres dirigeants ne prennent pas suffisamment en main, ou de façon trop superficielle faute de temps ?
- Vision, stratégie et positionnement
- la Marque (courage + authenticité)
- le Produit
- l’organisation
- la digitalisation / transition numérique
- devenir data driven
- encourager l’agilité, accélérer les cycles
- le marketing (moderne)
- la “stratégie des talents”
Comment Gagner du Temps quand on est Dirigeant ou CEO
1. Dites NON et soyez Proactifs
Le mode réaction est confortable mais vous tue à petit feu. Si 50% (ou 80) de votre agenda est dicté par les invitations et emails qui tombent chaque jour, vous êtes une victime pas un leader.
Prenez l’initiative : établissez un agenda, utilisez le time-boxing , fixez des règles, systématisez les communications, et surtout dites NON.
Comme dans un hôpital de guerre, la demande (de votre temps) est supérieure à l’offre, donc le triage s’impose.
Au fur et à mesure que votre entreprise devient plus importante, vous allez recevoir plus de tout. De plus en plus de personnes vous contactent par le biais de LinkedIn, d’e-mails, d’invitations à se connecter, à prendre un café, à demander une faveur. Inévitablement, une connaissance d’enfance d’il y a 20 ans dont vous vous souvenez à peine vous demandera de vous présenter à tous vos amis influents sur Facebook. C’est à ce moment-là que vous devez dire « non ».
Comme mon instructeur de parapente qui préfère voler plutôt que de réécrire les mêmes réponses à longueur de journées, créez des réponses standardisées pour tous les cas récurrents. Lorsque vous avez votre réserve de modèles de réponse, vous pouvez dire non aux démarcheurs. Dites non aux réunions d’investisseurs lorsque vous ne levez pas de fonds. Les investisseurs font beaucoup d’introductions. Vous n’avez pas à les accepter toutes. Les membres du conseil d’administration font des demandes aléatoires. Vous n’êtes pas obligé de les accepter toutes. Rédigez un modèle pour chacun de ces cas, y compris les messages sur LinkedIn. Même l’e-mailde votre ami perdu de vue qui cherche à vous rencontrer. Vous en aurez besoin un jour ou l’autre.
2. Maîtrisez les Outils et la Technologie de Base
Réponses standardisées, filtres, labels, automatisations, raccourcis, recherche… Apprenez à vous servir d’un ordinateur !
Les outils no-code disponibles aujourd’hui sont magiques et vous pouvez vous faire aider ou coacher.
Vous pouvez aussi utiliser des clients e-mails automatisés comme SuperHuman ou Sanebox.
N’oubliez pas d’apprendre les raccourcis clavier et de personnaliser les paramètres.
Même chose avec votre agenda, votre outil de prise de rendez-vous (Calendly…), etc.
Évitez de gérer vos emails en continu, utilisez plutôt une méthode par lot 2 à 4 fois par jour (en combinaison avec des filtres intelligents) ou bien embauchez un assistant virtuel pour séparer ce qui mérite votre attention et traiter ou rediriger le reste.
Enfin des plugins peuvent connecter votre boite mail à vos outils de gestion des tâches.
Dans tous les cas évitez toute approche qui vous fait revenir 2x sur un email : si l’action prend moins de 2 minutes faites le maintenant, sinon supprimez, déléguez ou transformez en tâche.
Vous pouvez aussi utiliser les filtres de votre boîte mail comme des contextes GTD.
3. Gérez votre Énergie
Il n’y a pas si longtemps, l’homme moyen marchait 30 km par jour. Maintenant, nous sommes assis. Nous nous asseyons tellement que la Harvard Business Review l’a appelé le tabagisme de notre génération. Si vous travaillez dans la technologie, vous passez en moyenne 9,3 heures assis chaque jour. C’est plus que ce que vous dormez. En tant qu’êtres humains, nous sommes faits pour bouger. C’est vital pour notre santé, mais aussi pour notre capacité à être efficace.
Voici 3 astuces rapides dans ce domaine si vous êtes vraiment débordés :
- le 7 minutes workout : 12 exercices en 7 minutes, scientifiquement prouvé comme étant mieux que rien.
- des réunions en marchant, comme les philosophes grecs. Presque tout le monde a des réunions one-on-one. Proposez une promenade au lieu de rester assis dans une salle de conférence ou un café.
- un bureau debout. Il a été prouvé qu’ils réduisent les risques de maladies cardiaques et de cancer et améliorent l’humeur et la vigilance. Si vous tenez vraiment à bouger tous les jours, essayez carrément un bureau-tapis de marche.
Ces astuces sont utiles dans les cas extrêmes. Si vous avez déjà libéré un peu plus de votre temps, regardez la vidéo ci-dessous où un serial entrepreneur me parle de sa façon de gérer son énergie (sport, alimentation, loisirs) et de profiter de son temps libre.
La gestion de votre énergie n’est pas seulement une question de physique. Il s’agit aussi de comprendre vos rythmes mentaux. Nous connaissons tous les rythmes du sommeil, l’importance du sommeil profond et d’un cycle REM sain. Mais nous ne prêtons pas attention à la façon dont ces rythmes se poursuivent tout au long de la journée. Pour tirer parti des cycles à plus haute énergie, vous devez construire votre emploi du temps comme un sprinter. Bloquez une ou deux heures pendant lesquelles vous êtes le plus alerte et utilisez-les pour travailler sur vos 3 principales priorités.
Les études montrent que la plupart des gens sont plus créatifs le matin donc planifiez votre Deep Work en conséquence.
Traitez les emails et les réunions (debout) en fin de matinée, les réunions stratégiques l’après-midi, et de nouveau les emails en fin de journée.
Conservez des pauses dans votre agenda entre ces blocs pour rester concentré de manière optimale entre les deux.
Les pauses doivent être de vraies pauses, pas des pauses email ou slack. Promenade, musique, sieste, méditation, hypnose, sport… Faites quelque chose qui n’est pas lié au travail. Parlez aux personnes de votre bureau et découvrez des choses sur elles qui ne sont pas liées au travail.
Adaptez votre alimentation pour ne pas détruire votre énergie :
- expérimentez différentes proportions de nutriments (protéines / carbs / graisses / fibres)
- expérimentez moins de repas (sauter le matin et ou le midi)
- expérimentez différentes quantités (repas très léger le midi)
- modérez ou supprimez les drogues (caféine, nicotine, modafinil, somnifères…)
4. Devenez Compétents en Meetings et en Communication
Améliorer les réunions internes
Les startups ont tendance à organiser beaucoup de réunions. Trop. Faites-en moins. L’une des plus faciles à éliminer est la réunion d’étape. Vous n’avez pas besoin de rencontrer constamment votre équipe pour faire un tour de table des avancées. Demandez-leur simplement de les écrire. Mettez-les dans un Google Doc, un outil de suivi ou un DailyBot Slack. Demandez à chacun de les lire une fois par semaine, ça suffira.
Ne quittez jamais une réunion avant d’en avoir déterminé l’issue explicite.
Lorsqu’il s’agit de réunions de prise de décision, prenez rapidement des décisions réversibles. La plupart des décisions dans les startups sont réversibles et pourtant, nous nous tourmentons pour elles pendant trop longtemps. Lorsque vous vous réunissez, réunissez les bonnes données et les bonnes personnes et prenez une décision. Plus de décisions, plus souvent.
Faites cela pour toutes les réunions de prise de décision, à moins qu’il ne s’agisse d’une décision vraiment irréversible. Prenez plus de temps pour ces décisions, ayez plus de conversations, impliquez vos conseillers et votre conseil d’administration. Sinon, décidez et exécutez. Votre plus grand avantage en tant que startup est la capacité à changer rapidement, car il y a peu de “composants”.
Améliorer les Réunions Extérieures
Combien de fois avez-vous rencontré quelqu’un d’important pour votre entreprise, mais n’avez pas réussi à en retirer des connaissances que vous pourriez utiliser pour développer cette relation ? Il peut s’agir d’un partenaire de développement commercial ou d’un client. Si vous nêtes pas bon écouter le fond de ce qui se dit, vous perdez une grande partie de ce ce que la réunion aurait pu apporter, et vous ne pourrez pas améliorer votre entreprise en conséquence.
Pour briser ce moule, vous devez comprendre leurs défis professionnels.
Il faut savoir demander et écouter. Si vous êtes dans une activité B2B, que demandent les clients de vos clients ? Comment pouvez-vous les aider à relever ces défis ?
Combien d’entre nous peuvent citer les trois principaux défis professionnels de leurs clients de façon fiable ?
Pour tirer le meilleur parti de vos réunions externes, vous devez faire le lien entre le personnel et le professionnel. Cela n’a pas besoin d’être profond. Cela peut être aussi simple que de leur demander s’ils partent bientôt en vacances. Lorsqu’ils répondent à ce genre de questions, prenez-en note. Donnez-vous l’occasion de reprendre contact, en dehors des réunions, avec une touche personnelle pour renforcer et approfondir ce lien. Par exemple, si un contact aime le vélo, envoyez-lui un itinéraire cyclable que vous avez découvert. Cela fait toute la différence.
5. Standardisez avec les Process et Playbooks
Si vous le faites plus de 3 fois, écrivez votre processus en détail. Créez des manuels (playbooks) que vous pouvez transmettre à quelqu’un d’autre, afin qu’il puisse exécuter quelque chose exactement comme vous le feriez.
Ne vous laissez jamais retarder par des personnes qui demandent quelle est la prochaine étape ou à qui elles doivent s’adresser au sujet d’un processus.
C’est ainsi qu’Uber, en particulier, s’est développé si rapidement. Ils se sont développés dans plus de 70 villes et ils ont réussi dans chacune d’entre elles. Comment ont-ils fait ? Avec un playbook. Ils ont une liste de ce qu’ils font dans chaque ville lors du lancement, avec de légers ajustements régionaux. Ils ont pratiqué cette méthode, l’ont testée et l’ont écrite. Alors maintenant, ils exécutent, clef en main.
Les gens qui font des choses incroyables les écrivent. Les startups ne le font pas assez.
Les startups qui réussissent le mieux à se développer sont celles qui ont systématisé leurs actions communes et leurs procédures de base très tôt, et qui en ont fait une habitude au fur et à mesure de leur croissance.
6. Donnez du pouvoir à votre équipe
L’un des PDG les plus productifs parle religieusement de « management par la marche ». C’est exactement ce à quoi cela ressemble. Il circule dans le bureau, s’arrêtant pour parler aux membres de son équipe en tête-à-tête ou en petits groupes tout au long de la journée. Il leur demande :
- Qu’est-ce qui vous empêche d’en faire plus ?
- Quels sont vos blocages ? Y a-t-il des goulets d’étranglement ou des obstacles que je peux éliminer pour vous ?
- Quelles ressources ou quels processus vous permettraient d’avancer aussi vite que vous le souhaitez ?
Je vous conseille donc d’obtenir les réponses à ces questions et d’en faire profiter votre équipe. Si vous voulez qu’elle soit un modèle de rapidité, vous devez l’être vous-même. Donnez-leur l’aide dont ils ont besoin pour faire leur meilleur travail en un temps record. La réactivité est essentielle. Vous pouvez toujours regrouper vos e-mails et répondre aux demandes urgentes grâce à un outil appelé AwayFind. Chaque fois que quelqu’un envoie un message prioritaire, vous recevez une alerte sans avoir à laisser votre boîte de réception ouverte toute la journée.
La plupart du temps, vous entendrez dire que les gens sont simplement bloqués. Ils sont nerveux à l’idée de déployer une fonctionnalité ou d’envoyer un courriel à froid à un contact important. Ils travaillent d’arrache-pied pour corriger un minuscule bug alors qu’un projet plus important s’arrête. Lorsque quelque chose comme cela les retient, la meilleure question que vous pouvez poser est la suivante : Quel est le coût de l’échec ? Si seulement deux personnes sur deux millions verront une nouvelle fonctionnalité qui n’est pas parfaite, vous n’avez pas besoin d’y consacrer autant de temps. Dé-risquez-la pour eux. En tant que manager, c’est souvent la meilleure utilisation de votre temps.
Appliquez la règle des 80/20 dans tout ce que vous faites. Cela signifie que vous consacrez 80 % de votre temps au travail qui fait avancer les choses, et seulement 20 % aux petites choses. Conditionnez votre équipe pour qu’elle ne recherche pas la perfection. Tant d’employés de startups, en particulier les ingénieurs, veulent tout réussir parfaitement du premier coup. Mais ce n’est pas ce que vous voulez. Vous voulez de la rapidité.
Lisez notre article sur la délégation : https://poppyjikko.com/idees-taches-marketing-deleguer
Notre vidéo sur la délégation :
En bonus la vidéo réalisée avec un dirigeant d’entreprises hardware à propos du Gemba Gembutsu :
7. Tirez Profits des Assistants Virtuels
La technologie est formidable pour nous rendre plus productifs, mais elle a ses limites. Cela vaut la peine de développer une relation avec un ou des assistants, que ce soit au bureau ou à distance, pour vous aider.
Les assistants virtuels et les services comme TaskRabbit qui sont spécialisés pour des tâches spécifiques peuvent être très puissants. Cependant, ils ne peuvent pas prendre ce qui se trouve dans votre tête et porter des jugements à votre place.
Envisagez l’une de ces 2 options :
- engagez un assistant à temps plein dans le même bâtiment que vous, ou
- abonnez-vous à un service d’assistance agile à distance, comme par exemple nos offres d’Assistants Virtuels Marketing
Cela peut démultiplier vos capacités plus que vous ne pouvez l’imaginer.
En plus de disposer de suffisamment de contexte pour prendre des décisions en votre nom, il peut orchestrer d’autres services internes ou externes pour aller encore plus loin.
La bonne vieille méthode de la dictée ne doit pas être sous-estimée comme une grande source de productivité. Vous pouvez envoyer des messages vocaux, ou bien des messages écrits en utilisant la reconnaissance vocale à vos assistants. Vous pouvez dire littéralement : » Rédiger un e-mail à Chris « , puis le dicter : » Salut Chris, content de te voir ce matin. Merci d’avoir pris des nouvelles. » Votre assistant virtuel peut facilement saisir le contenu de votre message, et lorsque vous retournerez à votre boîte de réception, il sera déjà dans vos brouillons. Il ne vous reste plus qu’à relire et cliquer sur « Envoyer ».
Ce n’est pas pour rien que la plupart des services commerciaux ont un assistant partagés entre les Key Account Managers ou Executives Reps.
Le suivi des réunions après la réunion peut avoir un impact considérable, mais combien de fois le faites-vous réellement ? Désormais, vous pouvez rédiger l’e-mail de suivi en quelques secondes, au moment même où vous quittez une réunion.
Chez Poppy Jikko nous avons même inclus cette approche dans notre outil logiciel et ajouté des heures d’assistance dans nos process pour que les Calls de Conseil et Coaching “Tempo” soient toujours suivis d’effet. Préparation, nettoyage et Suivi Hebdo sont toujours inclus avec les calls Tempo™ par exemple.
Conclusion
Si vous mettez en œuvre ces simples astuces, vous pouvez récupérer les 70 % de temps que vous n’optimisez pas. Vous pouvez passer moins de temps en réunion et dans votre boîte de réception. Et surtout, vous pourrez recommencer à diriger, inspirer, conclure des affaires et changer le monde.
Sources
- https://review.firstround.com/70-of-Time-Could-Be-Used-Better-How-the-Best-CEOs-Get-the-Most-Out-of-Every-Day
- https://www.mckinsey.com/business-functions/marketing-and-sales/our-insights/modern-marketing-what-it-is-what-it-isnt-and-how-to-do-it
25 idées de Tâches à Déléguer
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